Tips til din læsning
Her har vi samlet nogle værktøjer og praktiske tips, som kan hjælpe dig i forbindelse med din læsning af arkivmaterialet.
Start din læsning af arkivmaterialet bagfra
Sager fra det offentlige er ofte gemt i omvendt rækkefølge. Det betyder, at de nyeste dokumenter ligger først i sagen. Materialet bliver scannet i samme rækkefølge, som det ligger i arkivæsken. Det betyder, at rækkefølgen kan være forvirrende, når du modtager din digitale kopi. Du kan derfor ofte med fordel starte bagfra og så arbejde dig frem til den digitale kopis side 1.
Der kan være mange kopier af de samme sider
Du kan opleve, at du finder kopier af de samme sider i din anbringelsessag eller andre sagsakter fra et arkiv. Det skyldes, at når myndigheder kommunikerede med hinanden, var det almindelig praksis, at myndighed 1 indlagde kopier af breve, notater osv. fra myndighed 2 og omvendt. Det betyder, at der både kan være originaler og flere kopier af de samme dokumenter i sagsakterne.
Lav en dokumentoversigt
Materialet om din anbringelse kan bestå af mange sider, og papirerne kan strække sig over mange år. Hvis du har fået udleveret mange dokumenter fra både institutioner, kommuner og eventuelt andre myndigheder, kan det være svært at forstå dit anbringelsesforløb. Derfor kan det være en hjælp at lave en dokumentoversigt, hvor du kan danne dig et overblik over indholdet i din digitale kopi af din sag. Du kan også bruge dokumentoversigten til at tydeliggøre, hvilke dokumenter, der er kopier af andre, som du dermed kan se bort fra.
Din dokumentoversigt kan indeholde følgende oplysninger om hvert enkelt dokument i din sag/dine sager:
– Dato for dokumentet
– Dokumentets afsender/underskriver (hvem er dokumentet fra?)
– Dokumentets modtager (hvem er dokumentet til?)
– Indhold: hvilke handlinger/begivenheder er beskrevet i dokumentet? (fx ”Barnet blev anbragt på Norges Minde d. 4. juli 1958”).
– Sagsnumre: det er almindeligt, at visse dokumenttyper indeholder sagsnumre til sager om dig hos andre myndigheder, fx kommunen eller anbringelsesinstitutionen. De forskellige myndigheder/parter, der behandlede sagen om et barns anbringelse uden for hjemmet, henviste nemlig ofte til andre myndigheders sagsnumre. Ved at finde disse sagsnumre kan du derfor få et overblik over mange af de myndigheder, der kan have materiale om dig og din anbringelse.
Hvad betyder forkortelserne?
Der er mange forkortelser i alle anbringelsessager over tid. Nogle af de mest almindelige forkortelser kan du læse her:
Afg.: Afgået
Bf: Barnefaderen
Bfs: Børneforsorg/børneforsorgen
Bidr.: Bidrag
Cirk: Cirkulære/Cirkulationsskrivelse
D. (under statsborgerskab): Dansk
Forev.: Forevist
Hst: Henstilling/henstilles
Hj: Hjemmet
Hjemg: Hjemgivet
I hht: I henhold til
J.nr.: Journalnummer
K: Kirke
L.f.B: Landsnævnet for børne- og ungdomsforsorg
Not./N: Notat
O.f.B: Overinspektionen for børneforsorgen. Senere kaldet Direktoratet for børne- og ungdomsforsorgen
Opthj.: Optagelseshjem
Politim/Pol.m..: Politimesteren (ofte navnet på den relevante politikreds)
Res: Resolution
Sep: Separeret
Sep bev: Separationsbevilling
Skr.: Skrivelse
Udf: Udfærdiges/udfærdiget
Hvilke oplysninger er streget over i min sag?
Følsomme oplysninger om andre end dig selv er streget over, selvom de står i de dokumenter, der handler om dig.
Følsomme oplysninger er information om:
– Økonomi
– Race
– Religion
– Politiske og foreningsmæssige forhold
– Strafbare forhold
– Helbredsforhold
– Seksuelle forhold
– Sociale forhold
Det betyder, at der kan være tekst, der er sløret.
Eksempler?
Hvornår er jeg færdig med at indsamle alle sager om mig?
Du har først udtømt alle muligheder og kan ikke forvente, at der er bevaret yderligere materiale om dig, når du har søgt om at se din anbringelsessag fra både kommunen, kommunens arkiv, Rigsarkivet og evt. den eller de institutioner, du har været anbragt på.
Hvorfor er der ikke noget materiale om min anbringelse?
Desværre er mange børne- og anbringelsessager blevet kasseret over årene. Når sagerne er blevet kasseret, er det sket i overensstemmelse med lovgivningen for, hvilke sager, der skulle arkiveres, og hvilke sager, der ikke skulle arkiveres, på det pågældende tidspunkt.
Fra 2014 fik kommunerne pligt til at bevare alle sager, der omhandler anbringelse af børn uden for hjemmet. Før 2014 kunne kommunerne derimod kassere i materialet.
De fleste anbringelsesinstitutioner som fx børnehjem har ikke pligt til at aflevere deres dokumenter om de anbragte børn på institutionen til et arkiv. Det gælder også for selvejende institutioner – også selvom institutionen drives af kommunale midler.